Služba referátová a zprostředkovatelská

řešitel: Lucie Šmídová

a) Úvodní zpráva

Zadání projektu

V rámci grantu má projekt navrhnout řešení informačního systému, který by spojoval tradiční i moderní postupy šíření odborných informací ve vědeckovýzkumné instituci a navázal na tradiční referátovou službu.

Cíle

Cílem systému je vytvořit databázi referátů odborných periodik, která jsou blízká oboru instituce a na jejím základě poskytovat služby distribuce referátů podle uživatelských profilů. Dalším cílem je vytvořit webovou informační bránu, prostřednictvím které by měli vědečtí pracovníci, ale i odborná veřejnost, usnadněn přístup a orientaci v elektronických informačních zdrojích týkajících se oboru.

Subjekty zúčastněné na budování systému

1) Zaštítění – Ministerstvo zemědělství ČR

2) Zadavatel – Výzkumný ústav genetiky rostlin, Praha

3) Provozovatel – VŮGR, Praha Oddělení knihovny

4) Kooperant – Ústav genetického inženýrství, Knihovna

5) Projektant – Lucie Šmídová, vedoucí Oddělení knihovny, VŮGR, Praha

6) Spoluřešitel – Ondřej Šerý, správce sítě (Oddělení výpočetní techniky VŮGR)

7) Uživatel – odborní zaměstnanci VŮGR, Praha a částečně odborná veřejnost

Etapy výstavby systému

1) Upravení kanceláří, výběr firem pro dodání hardwaru a softwaru – specifikace požadavků – září 2003

2) Přijetí informačního specialisty, zahájení tvorby webové informační brány, dodání hardwaru – říjen 2003

3) Implementace softwaru, přijetí knihovníka, začátek plnění databáze referáty – prosinec 2003 – leden 2004

4) Získání uživatelských profilů – únor 2004

5) Ověřovací provoz – únor 2004 – březen 2004

6) Zpřístupnění databáze přes OPAC (objemu fondu cca 2 500 referátů) – duben 2004

7) Plný provoz – od května 2004

Souhrn nákladů na projekt

1) Pořizovací náklady: celkem investiční i neinvestiční 256 000 Kč

2) Provozní náklady: celkem 682 000 Kč/ 1 rok

b) Současný stav řešení problému

Knihovna Výzkumného ústavu genetiky rostlin je plně automatizovaná (knihovnickým systémem Lanius), odebírá 50 titulů oborových periodik (z toho 23 tzv. jádrových). Má také v rámci konsorcia přístup k několika databázím dokumentografickým i fulltexovým.V celé instituci je zaměstnáno 52 vědeckých pracovníků. Každý je vybaven počítačem připojeným k síti intranet i internet ( mikrovlnné připojení 512 kb/sec). Síťové připojení je zajišťováno rooterem (pentium, operační systém Linux).

Referátová služba zde s úspěchem fungovala před rokem 1989, poté byla zrušena v souvislosti s propuštěním odpovědného pracovníka z nedostatku finančních prostředků na provoz knihovny. Od té doby zde nebyla podobná služba realizována, což se neblaze projevilo na pracovní výkonnosti instituce. Potvrzuje to i fakt, že v letech 1993-2001 se ústav podílel na řešení grantových projektů v mnohem menším měřítku než instituce podobného zaměření. (Výroční zpráva Výzkumného ústavu genetiky rostlin. VŮGR: Praha. 1993 – 2001). Také z průzkumu provedeného v březnu 2003 knihovnou ústavu vyplývá, že celých 78% vědeckých pracovníků by obnovení této služby uvítalo. Domníváme se, že požadavek obnovení této služby, ovšem v nové dimenzi moderních informačních technologií, přirozeně vyplynul i z velkého nárůstu informačních zdrojů způsobeného jednak otevřením hranic nejen pro obchod a kulturu, ale i velkým pokrokem vědy za poslední desetiletí.

c) Cíle řešení

Cílem je vytvořit komplexní informační službu, která by co nejvíce šetřila čas a úsilí uživatelů při vyhledávání relevantních informací. Systém má co se týče cílů tři úrovně.

1) Databáze referátů - vstupy do systému tvoří elektronické a tištěné časopisy, které má knihovna k dispozici a databáze referátů, ke kterým je zaplacen přístup, výstupem pak katalog přístupný přes internet. Slouží k vyhledávání sekundárních informací dvěma kategoriím uživatelů – vnitřním (odborní pracovníci ústavu) a vnějším (odborná veřejnost). Do budoucna se uvažuje o zpoplatnění přístupu do databáze.

2) Distribuce referátů – vstupem jsou uživatelské profily a každý nový záznam, který do databáze přibyde, výstupem jsou relevantní referáty, které jsou zasílány příslušnému vnitřnímu uživateli intranetem. I u této služby se uvažuje o jejím zpoplatnění, uživatelský profil by pak mohl zadat kdokoliv a referáty by byly zasílány pomocí e-mailu.

3) SRAZ – informační brána – webová stránka s hypertextovými odkazy zatříděnými do kategorií, které se vztahují se k oboru. Názvy a obsah kategorií odpovídá zaměření jednotlivých pracovišť.Lze vyhledat odkazy na databáze plných textů článků, odborná periodika, webové stránky oborových institucí a konferencí, odkazy na faktografické zdroje atd. Odkazy na informační bránu najdeme v každém záznamu, stejně jako odkaz na zdrojové periodikum v elektronické podobě (pokud existuje). Příjemci této služby jsou vnitřní i vnější uživatelé.

d) Organizačně funkční řešení

Tištěná periodika

Elektronická periodika

Externí databáze referátů

1)

Výběr

NE 2)

Výběr

Článek

ANO

3)

4)

Záznam 7)

6)

NE 5)

Vnější i vnitřní uživatelé

OPAC

ANO

Vnitřní uživatel

Komentář

1) Ke zpracování referátů jsou vybírány všechny články jádrových periodik (periodik, které jsou označeny za klíčové pro obor), u ostatních je nutné se rozhodnout, který článek by uživatelé mohli považovat za relevantní.

2) Soubor pravidel, které zpracovatel používá při určení hodnoty článku

3) Článek ke zpracování je v elektronické i tištěné podobě.

4) Zpracovaný referát je uložen do formátu UNIMARC spolu s dalšími datovými prvky (podrobněji viz Požadavky na technologické vybavení) – zpracovaných referátů za den je zhruba 45.

5) Databáze je zpřístupňována pomocí on-line katalogu vnitřnímu uživateli (tj. vědeckému pracovníkovi výzkumného ústavu) i vnějšímu uživateli – odborné veřejnosti (počet dotazů se odhaduje na 50 denně)

6) Záznam referátu se porovnává s uživatelskými profily, pokud vyhovuje, je referát zaslán prostřednictvím intranetu vnitřnímu uživateli, pokud ne, což by se mělo stávat pouze v malém procentu případů, záznam zůstane v databázi pro pozdější využití.

7) Každý záznam obsahuje hypertextový odkaz na příslušnou obecnější kategorii, která je zatříděna na webové stránce Sraz – informační brána a popř. i hypertextový odkaz na zdrojové periodikum, pokud existuje v elektronické podobě. Služby informační brány mohou využívat obě kategorie uživatelů.

e) Požadované personální, technologické, technické a materiální vybavení

Požadavky na personální zajištění

K zabezpečení bezproblémového chodu systému bude potřeba následujících pracovníků:

1) Knihovník – bude provádět výběr článků ke zpracování, samotnou tvorbu a akvizici referátů a jejich ukládání do databáze

a) požadavky: VŠ vzdělání knihovnického směru, aktivní znalost alespoň anglického jazyka, orientace v produkci oborových periodik, základní znalost rešerše

b) stav: nutné přijmout nového pracovníka do Oddělení knihovny

2) Informační pracovník – bude zodpovídat za správu uživatelských profilů, bude dohlížet na bezchybné zasílání referátů, bude mít za úkol vytvořit a spravovat SRAZ – informační bránu, vyhledávat relevantní odkaz a obnovovat je, v jeho kompetenci bude i sledování excerpovaných elektronických periodik a aktualizace jejich internetových adres v záznamech referátů. Bude také zástupcem systému pro styk s uživateli.

a) požadavky: VŠ vzdělání knihovnického směru, znalost anglického jazyka, další jazyk výhodou, dobrá orientace na internetu, znalost jazyka Html, základní orientace v oboru

b) stav: nutno přijmout nového pracovníka do Oddělení knihovny

3) Správce sítě – bude zabezpečovat chod systému po technické stránce, bude odpovědný za hardwarové i softwarové vybavení a jeho upgrade.

a) požadavky: SŠ/VŠ technického směru, znalost systému Windows 2000, orientace v systému Linux

b) stav: výše zmíněné činnosti převezme stávající správce sítě, pracovník oddělení výpočetní techniky

Požadavky na technologické vybavení

1) Operační systém – WINDOWS 2000 bude operačním systémem serveru, na kterém bude umístěna databáze referátů.Tento systém je z produkce MS Windows nejlépe přizpůsoben daným účelům, jak z hlediska bezpečnosti dat, tak z hlediska funkčnosti. Navíc drtivá většina aplikačních programů nabízených na trhu je s Windows kompatibilní.

2) Aplikační software - požadavky

a) vstupní zpracování :

1) Tištěné a elektronické články – uložení referátu do jednoduchého formuláře výměnného formátu UNIMARC, kde bude uložen jednak vlastní text referátu a následující datové prvky: autor článku, název článku, název zdrojového periodika, jazyk originálu, datum zpracování, značka zpracovatele referátu a hypertextový odkaz na obecnější kategorii, která je zatříděna na webové stránce SRAZ – informační brána a pokud existuje zdrojové periodikum v elektronické podobě, tak hypertextový odkaz i na ně.

2) Stažení referátu z externí databáze a jeho případná konverze do formátu UNIMARC, opatření záznamu výrazy z tezauru a značkou zpracovatele. Potřeba připravit různé konverzní programy podle typu formátu příslušné databáze.

3) Uživatelské profily – uživatel pomocí předpřipraveného formuláře zadá své požadavky na referáty, který mu mají být zasílány.

b) ukládání a uchovávání informací :

1) Referáty se ve sjednoceném formátu uloží do databáze, data jsou náležitě ochráněna před změnou či smazáním nekompetentní osobou.

2) Uživatelské profily vytvoří samostatnou databázi.

c) výstupní zpracování informací:

1) Porovnávání záznamu s uživatelským profilem – jde o porovnání nově přibylého záznamu do databáze a to tak, že pokud se údaje, které si uživatel zadal shodnou v zadané kombinaci (např. vždy jako jazyk originálu čeština a alespoň dva výrazy tezauru shodné) s údaji záznamu, je referát posuzován jako relevantní a zašle se prostřednictvím intranetu příslušnému uživateli.

2) Databáze referátů je zpřístupňována vnitřním uživatelů i odborné veřejnosti přes internet pomocí on-line katalogu, který zobrazuje referáty v uživatelsky přívětivém prostředí, umožňuje vyhledávání podle kategorií (autor, název článku, výraz tezauru) i fulltextové vyhledávání a také jednoduché stahování a tisk vybraných referátů

d) komunikace se systémem :

1) Zasílání referátů - jak už bylo výše uvedeno, zasílání referátů se realizuje prostřednictvím sítě intranet

2) Vystavení databáze referátů – všechny kategorie uživatelů k ní přistupují přes internet, server provozující databázi využívá mikrovlnné připojení k internetu, rychlost 512 kb/s, připojení je již v instituci zavedeno ve vyhovujícím rozsahu, proto není třeba zasahovat.

Požadavky na technické a materiální vybavení

Hardware

1) 1 PC

a) parametry: 1, 8 GHz, 40 GB HDD, 256 MB RAM + příslušenství (myš, klávesnice, monitor, disketová jednotka, jednotka CD ROM)

b) uživatel: nově přijatý knihovník

2) 1 databázový a aplikační server
a) parametry: 1,8 GHz, 80 GB HDD, 512 MB RAM + příslušenství

b) uživatel: nově přijatý informační pracovník

Software – bod 3) a 4) nejlépe zakoupit u firmy zabývající se knihovnickým softwarem, protože bude mít zkušenosti s formátem UNIMARC, navíc systém svými službami připomíná elektronický katalog knihovny, který by po úpravách bylo možno aplikovat na systém SRAZ

1) webovský server APACHE (s modulem PHP pod licencí GPL) – aplikace pro zajištění webovského rozhraní

2) databázový stroj MySQL (licence GPL)

3) WWW modul pro on – line prezentaci dat v síti internet (nejlépe formou PHP či CGI skriptů)

4) Softwarový produkt pro zpracování a uložení referátů do databáze a práci s profily

Zařízení 2 kanceláří – dvě menší kanceláře pro nové pracovníky budou zřízeny v prostorách knihovny po vyklizení lístkových katalogů, které po plné automatizaci a retrokonverzi katalogu nemají opodstatnění

1) Kancelářský nábytek

2) 2 telefonní přístroje

f) Finanční rozvaha se stručným odůvodněním

1) Pořizovací náklady – neinvestiční:

a) 1 PC - parametry: 1, 8 GHz, 40 GB HDD, 256 MB RAM + příslušenství (myš, klávesnice, monitor, disketová jednotka, jednotka CD ROM) ………………………………………….20 000 Kč

§ pro výkon práce nově přijatého knihovníka

b) 1 databázový a aplikační server - parametry: 1,8 GHz, 80 GB HDD, 512 MB RAM + příslušenství ………………………30 000 Kč

§ nutné pro provoz celého systému a pro výkon práce nově přijatého informačního pracovníka

c) Registrace domény…………………………………..3 000 Kč

§ Pro jednoduchou dostupnost ze sítě internet

d) Serverový systémový software (APACHE, MySQL)………lze získat zdarma

e) Zařízení 2 kanceláří…………………………………..80 000 Kč

f) Odvoz lístkových katalogů ……………………………3 000 Kč

g) Mzdové prostředky (ostatní osobní náklady)

§ odměna řešiteli…………………………………20 000 Kč

2) Pořizovací náklady investiční

a) Specifický systémový software (WWW modul pro on – line prezentaci dat v síti internet, softwarový produkt pro zpracování a uložení referátů do databáze a práci s profily)………100 000 Kč

3) Provozní náklady

a) Mzdové prostředky (platy zaměstnancům)

§ knihovník ……………………………………205 000 Kč/1 rok

§ informační pracovník………………………...205 000 Kč/1 rok

§ správce sítě……………...ke stávajícímu platu: 60 000 Kč/1 rok

b) Ostatní neinvestiční náklady

§ Sociální a zdravotní pojištění (38 % z platu zaměstnance)
………………………………………………...180 000 Kč/1 rok

§ Servis a upgrade softwaru……………………...15 000 Kč/1 rok

§ Školení personálu……………………………….5 000 Kč/ 1rok

§ Drobné kancelářské potřeby…………………...12 000 Kč/ 1rok